Polityka prywatności

Data aktualizacji: 20 października 2026 r.

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób korzystających z platformy sprzedażowej https://b2b.hipernet.com.pl (dalej: „Platforma”), w szczególności osób rejestrujących konta, przedstawicieli klientów biznesowych, osób kontaktowych, odbiorców towarów oraz użytkowników odwiedzających Platformę. Dotyczy również danych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Informacje dotyczące samych osób prawnych nie są danymi osobowymi, chyba że pozwalają na zidentyfikowanie osoby fizycznej.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest HIPERNET spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa, ul. Balkonowa 5B/U3, 03-329 Warszawa, NIP 5242394620, REGON 017312901, KRS 0000560554 (dalej: „HIPERNET”, „Administrator”).

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych i realizacją praw wynikających z RODO można skontaktować się z nami:

• e-mailowo: biuro@hipernet.com.pl (w temacie wiadomości można wpisać „Ochrona danych osobowych”);
• listownie: HIPERNET Sp. z o.o. Sp.k., ul. Balkonowa 5B/U3, 03-329 Warszawa.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zależnie od sposobu korzystania z Platformy możemy przetwarzać:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub rola w firmie, dane odbiorcy dostawy.
• Dane przedsiębiorstwa związane z osobą fizyczną: nazwa firmy, NIP, numer VAT UE, REGON, adres siedziby i dostawy, kraj, miejscowość, kod pocztowy, województwo lub region, informacje o uprawnieniu do reprezentacji przedsiębiorcy.
• Dane konta i współpracy handlowej: identyfikator konta, przypisanie do firmy, status zatwierdzenia, uprawnienia użytkownika, indywidualne warunki handlowe, historia ofert i zamówień, korespondencja, zgłoszenia reklamacyjne oraz informacje o rozliczeniach.
• Dane zamówienia i płatności: produkty, ilości, ceny, dane do faktury, sposób płatności i dostawy, status płatności i dokumentów. Pełne dane instrumentów płatniczych mogą być przetwarzane przez właściwego operatora płatności, zgodnie z jego zasadami.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi zdarzeń, dane niezbędne do bezpieczeństwa i diagnostyki oraz informacje związane z plikami cookies.
• Dane przekazane w komunikacji: treść wiadomości, zapytań, wniosków, reklamacji i innych kontaktów z HIPERNET.

Nie wymagamy podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o zdrowiu czy przekonaniach. Prosimy nie umieszczać takich danych w formularzach i wiadomościach, jeżeli nie są niezbędne.

3. Skąd pochodzą dane

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od użytkownika podczas zakładania konta, składania zamówień, wysyłania zapytań i kontaktu z nami. Dane przedstawicieli, pracowników i osób kontaktowych możemy otrzymywać również od przedsiębiorstwa, które reprezentują, albo od innej osoby upoważnionej do działania w jego imieniu.

W celu sprawdzenia danych przedsiębiorcy możemy korzystać z publicznych rejestrów i urzędowych usług weryfikacyjnych, w tym rejestru REGON za pośrednictwem usługi GUS BIR oraz europejskiego systemu VIES. Możemy również otrzymywać dane techniczne automatycznie podczas korzystania z Platformy.

Jeżeli dane osoby kontaktowej otrzymaliśmy nie bezpośrednio od niej, przekazujemy wymagane informacje zgodnie z art. 14 RODO, w odpowiednim terminie i zakresie, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane tylko w celach, dla których istnieje odpowiednia podstawa prawna:

1. Utworzenie i obsługa konta, weryfikacja wniosku o konto firmowe oraz udostępnienie Platformy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w odniesieniu do osoby będącej stroną umowy albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do przedstawicieli i osób kontaktowych klienta biznesowego (nasz uzasadniony interes polegający na organizowaniu i zabezpieczaniu współpracy B2B).
2. Weryfikacja danych przedsiębiorstwa, NIP oraz VAT UE, przeciwdziałanie nadużyciom i ustalanie właściwego sposobu rozliczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rzetelność obrotu i bezpieczeństwo współpracy), a w zakresie obowiązków podatkowych również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Przygotowanie ofert, kontakt handlowy, przyjmowanie i wykonywanie zamówień, dostawa, obsługa płatności, reklamacji i zwrotów. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku danych przedstawicieli i odbiorców działających na rzecz firm — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Prowadzenie rozliczeń, wystawianie dokumentów księgowych i podatkowych oraz realizacja innych obowiązków prawnych. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapobieganie oszustwom, kontrola dostępu i zapewnianie bezpieczeństwa systemów. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
6. Udzielanie odpowiedzi na pytania i korespondencję oraz utrzymywanie relacji z kontrahentami. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub — stosownie do okoliczności — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
7. Wysyłanie newsletterów i komunikatów marketingowych drogą elektroniczną lub telefonicznie, jeżeli taka funkcja jest oferowana i użytkownik wyraził wymaganą zgodę. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub, w odpowiednim zakresie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO; wykorzystanie kanału komunikacji marketingowej podlega także wymogom Prawa komunikacji elektronicznej. Samo założenie konta lub zapoznanie się z niniejszą polityką nie oznacza zgody na marketing.
8. Analityka i funkcje niewymagane do działania Platformy, jeżeli są uruchomione. Gdy wykorzystują dane osobowe lub technologie wymagające zgody, podstawą jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i odpowiednie przepisy o cookies).

5. Weryfikacja NIP w GUS i VAT UE w VIES

Firmy z Polski. Po podaniu NIP użytkownik może skorzystać z funkcji „Pobierz dane z GUS”. Platforma przekazuje numer NIP do usługi GUS BIR i odbiera dostępne dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, np. nazwę, REGON i adres. Dane te pomagają wypełnić formularz oraz sprawdzić poprawność zgłoszenia; użytkownik powinien zweryfikować ich aktualność.

Firmy z innych państw UE. Po podaniu kraju i numeru VAT UE użytkownik może skorzystać z funkcji „Sprawdź w VIES”. System przesyła kod kraju i numer do właściwej usługi weryfikacyjnej oraz może odebrać status numeru, datę sprawdzenia i dostępne informacje o firmie. Nie wszystkie administracje podatkowe udostępniają nazwę i adres w odpowiedzi VIES; w takim przypadku dane należy wprowadzić samodzielnie.

Wynik weryfikacji może być uwzględniany w ocenie wniosku i prawidłowości rozliczeń. Pozytywna odpowiedź VIES nie oznacza automatycznej aktywacji konta ani automatycznego zastosowania stawki VAT 0%. Zgłoszenia firmowe podlegają odrębnej procedurze zatwierdzenia przez HIPERNET. W razie niedostępności usługi weryfikacyjnej dane mogą wymagać ręcznego sprawdzenia.

6. Komu możemy ujawniać dane

W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać:

• dostawcy hostingu, infrastruktury, oprogramowania, obsługi technicznej i bezpieczeństwa IT;
• operatorzy płatności, banki i dostawcy usług rozliczeniowych — jeżeli są zaangażowani w wybraną transakcję;
• firmy transportowe, kurierskie, spedytorzy i operatorzy logistyczni obsługujący dostawy;
• podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe, prawne, audytorskie lub windykacyjne;
• dostawcy usług e-mail i komunikacji oraz innych narzędzi koniecznych do obsługi klienta;
• upoważnieni pracownicy i współpracownicy HIPERNET oraz uprawnione organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy;
• dostawcy narzędzi analitycznych lub marketingowych, jeśli z takich narzędzi korzystamy i istnieje wymagana podstawa prawna ich użycia.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie stosownych umów i instrukcji, jeżeli wymaga tego RODO. Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Wykonywanie usług przez niektórych dostawców technologicznych może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli do takiego przekazania dochodzi, stosujemy odpowiednią podstawę przewidzianą w rozdziale V RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi środkami, gdy są konieczne. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Jak długo przechowujemy dane

Okres przechowywania zależy od celu i podstawy prawnej przetwarzania:

• Dane konta i uprawnień: zasadniczo przez czas korzystania z konta i trwania relacji handlowej, a po jej zakończeniu tylko w zakresie koniecznym do rozliczeń, wypełnienia obowiązków prawnych i ochrony roszczeń.
• Wnioski o rejestrację i wyniki weryfikacji: przez okres rozpatrywania zgłoszenia, a następnie tak długo, jak jest to niezbędne do udokumentowania decyzji, zabezpieczenia roszczeń lub realizacji obowiązków prawnych; zbędne dane usuwamy lub anonimizujemy.
• Zamówienia, faktury i dokumentacja rozliczeń: przez okresy wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz, w odpowiednim zakresie, do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Zapytania i korespondencja: przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz — jeżeli to uzasadnione — do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
• Dane marketingowe przetwarzane na podstawie zgody: do wycofania zgody lub ustania celu, z możliwością zachowania minimalnego dowodu wycofania zgody, gdy jest to potrzebne dla zgodności z prawem.
• Logi bezpieczeństwa i dane techniczne: przez okres konieczny do ochrony Platformy, diagnostyki oraz wyjaśnienia incydentów, z uwzględnieniem zasad minimalizacji danych.
• Cookies: przez czas wskazany przez ich ustawienia lub do ich usunięcia; czas przechowywania zależy od danego pliku.

Po ustaniu podstawy prawnej dane usuwamy lub anonimizujemy, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane prawem.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach wynikających z RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych oraz ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy spełnione są ustawowe warunki;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a wobec marketingu bezpośredniego — w każdym czasie;
• wycofania zgody w każdym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań sprzed jej wycofania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl).

Wnioski dotyczące tych praw można kierować na biuro@hipernet.com.pl. Przed realizacją żądania możemy zweryfikować tożsamość w zakresie niezbędnym do ochrony danych przed nieuprawnionym udostępnieniem. Niektóre prawa podlegają ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa.

10. Dobrowolność i obowiązek podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak określone dane są niezbędne do zarejestrowania konta, weryfikacji przedsiębiorcy, przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy i realizacji obowiązków prawnych. Niewypełnienie wymaganych pól może uniemożliwić utworzenie konta, zatwierdzenie wniosku lub realizację zamówienia. Dane wymagane do wystawienia dokumentu podatkowego są podawane w celu spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

11. Weryfikacja automatyczna i podejmowanie decyzji

Platforma automatycznie sprawdza kompletność niektórych pól oraz może weryfikować numery NIP lub VAT UE w zewnętrznych rejestrach. Nieprawidłowy format numeru albo negatywny wynik kontroli może wymagać poprawienia danych lub kontaktu z HIPERNET. Automatyczne sprawdzenie rejestru nie jest równoznaczne z zatwierdzeniem konta firmy, którego status podlega dodatkowej weryfikacji. Użytkownik może zwrócić się do nas o wyjaśnienie wyniku kontroli.

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę uprawnień dostępu, zabezpieczenia sesji i połączeń, ochronę danych uwierzytelniających oraz działania służące wykrywaniu nadużyć. Użytkownik powinien chronić swoje hasło, nie udostępniać go innym osobom i wylogowywać się na urządzeniach współdzielonych.

13. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika lub odczytywane z tego urządzenia. Platforma może korzystać z następujących kategorii:

• Niezbędne: umożliwiają m.in. utrzymanie sesji, zalogowanie, zachowanie koszyka, ochronę formularzy i poprawne działanie sklepu. Mogą działać bez osobnej zgody, jeśli spełniają ustawowe warunki wyjątku.
• Funkcjonalne: zapamiętują dodatkowe preferencje użytkownika, jeżeli taka funkcjonalność jest włączona.
• Analityczne: pomagają analizować korzystanie z Platformy, jeśli uruchomiono odpowiednie narzędzia.
• Marketingowe: mogą służyć pomiarowi kampanii lub dopasowaniu komunikacji reklamowej, jeśli takie rozwiązania są uruchomione.

W przypadku cookies lub podobnych technologii, które nie są ściśle niezbędne, stosujemy wymaganą prawem zgodę przed ich wykorzystaniem. Zgoda powinna być dobrowolna i możliwa do wycofania. Użytkownik może też usuwać lub blokować cookies w ustawieniach przeglądarki; ograniczenie cookies niezbędnych może utrudnić działanie Platformy.

Szczegółowy wykaz faktycznie używanych cookies, ich dostawców i okresów ważności powinien odpowiadać aktualnej konfiguracji Platformy oraz jej mechanizmowi zarządzania zgodami. Niniejszy opis nie oznacza, że wszystkie wymienione kategorie są obecnie wykorzystywane.

14. Kontakt marketingowy i newsletter

Newsletter lub informacje o promocjach są wysyłane wyłącznie w zakresie zgodnym z przepisami i udzielonymi zgodami, jeżeli są wymagane. Zapis na newsletter jest odrębny od utworzenia konta B2B. Użytkownik może zrezygnować z komunikacji marketingowej zgodnie z informacją zawartą w wiadomości lub kontaktując się z HIPERNET. Wycofanie zgody marketingowej nie uniemożliwia przesyłania komunikatów niezbędnych do obsługi konta, zamówienia lub obowiązków prawnych.

15. Zmiany polityki

Możemy aktualizować politykę w szczególności w razie zmiany przepisów, usług lub sposobu działania Platformy. Aktualna wersja jest publikowana pod adresem https://b2b.hipernet.com.pl/page/privacy-policy wraz z datą aktualizacji. Istotne zmiany wpływające na prawa użytkowników mogą być dodatkowo komunikowane odpowiednim kanałem.

Kontakt w sprawach ochrony danych: biuro@hipernet.com.pl
Administrator: HIPERNET Sp. z o.o. Sp.k., ul. Balkonowa 5B/U3, 03-329 Warszawa.